Vous le savez déjà sûrement, mais devenir freelance implique aussi de nombreuses démarches administratives (sauf si vous avez choisi d’opter pour le portage salarial évidemment ?). Celles-ci engendreront elles-mêmes la production de nombreux documents, que vous allez devoir stocker précieusement, dans le cas où vous en auriez besoin pour exercer un droit ou pour répondre à une réclamation par exemple.
Ainsi, quels documents devez-vous conserver en tant qu’entrepreneur et pour combien de temps minimum ?
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Quels documents professionnels doivent être conservés par les entrepreneurs ?
- Les documents fiscaux (attestations du règlement des impôts et taxes auxquels l’entreprise est soumise) : pendant 6 ans
- Les documents commerciaux et comptables (contrats, factures, pièces comptables …) : habituellement entre 5 et 10 ans
- Les documents sociaux (statuts de la société, comptes annuels …) : entre 3 et 10 ans
- Les documents de gestion du personnel (registre du personnel, contrats de travail, bulletins de paie …) : entre 3 et 5 ans
Comment conserver ces documents ?
Vous avez le choix de les conserver de manière dématérialisée ou sous format papier. Conservez cependant les documents reçus sous format papier, car la version numérisée n’aura qu’une valeur de copie.
Quels documents professionnels dois-je conserver en tant qu’entrepreneur ?
Les documents fiscaux
Quoi : Toutes les pièces attestant du règlement des impôts et taxes auxquels l’entreprise est soumise
Combien de temps : 6 ans
En tant qu’entrepreneur, il vous est obligatoire de conserver tous vos documents fiscaux, attestant du règlement des impôts et taxes auxquels l’entreprise est soumise. Ceux-ci sont en effet susceptibles de faire l’objet d’un contrôle, d’une enquête ou d’être communiqués à l’administration.
Il peut ainsi s’agir de l’Impôt sur le Revenu, sur les Sociétés, les Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA), la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) …
Vous devez conserver ces pièces au minimum 6 ans à partir de la date de création de la pièce ou de la dernière opération mentionnée sur le livre ou registre.
Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
Les documents commerciaux et comptables
Quoi : Toutes les pièces attestant d’échanges commerciaux avec des entreprises ou des particuliers
Combien de temps : Variable (habituellement entre 5 et 10 ans)
Chaque échange commercial que vous effectuez, que ce soit avec une entreprise ou un particulier, doit être justifié par un document commercial et intégré à votre comptabilité. Conservez obligatoirement ces documents car ils pourront notamment vous servir en cas de litige.
Les durées de conservation sont très variables :
- Tickets de caisse (commerçant) : 2 ans à partir de la date de la transaction.
- Polices d’assurance : 2 ans à partir de la résiliation du contrat.
- Déclarations en douane : 3 ans
- Contrats commerciaux, documents bancaires, documents relatifs à la propriété intellectuelle, documents établis pour le transport de marchandises, dossier d’avocat : 5 ans
- Contrats conclus par voie électronique (à partir de 120€), factures clients et fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, etc : 10 ans
- Livres, registres comptables et pièces justificatives : 10 ans
- Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans
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Je simule mes revenusLes documents sociaux
Quoi : Toutes les pièces liées à la gestion sociale de l’entreprise (principalement statuts de la société et comptes annuels)
Combien de temps : Variable (entre 3 et 10 ans)
Vous devez conserver tous les documents sociaux de l’entreprise, concernant sa durée de vie mais aussi la cessation d’activité. La durée dépend du type de document :
- Convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration : 3 ans
- Statuts de la société : 5 ans à partir de la radiation de la société
- Comptes annuels (bilans, comptes de résultat, annexes …) : 10 ans (comme toutes les autres pièces comptables)
Les documents de gestion du personnel
Quoi : Toutes les pièces liées à la gestion sociale du personnel de l’entreprise
Combien de temps : Variable (entre 3 et 5 ans)
Si votre entreprise a grandi et que vous avez désormais des salariés, cela implique d’autant plus de démarches administratives. Vous aurez ainsi à établir et conserver :
- Documents relatifs aux cotisations sociales et aux taxes sur salaire : 3 ans
- Registre unique du personnel, contrats de travail, bulletins de paie, déclarations d’AT/MP, documents liés à la retraite, STC, certificat de travail, etc. : 5 ans
- Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail : 5 ans
Comment conserver ces documents en tant qu’entrepreneur ?
Vous pouvez conservez tous ces documents de façon dématérialisée ou sous format papier. L’idéal restant d’opter pour les deux solutions, dans le cas d’une perte de documents.
Attention : Si le document vous est transmis sous format papier, conservez l’original, en format papier. En le scannant, la version numérisée a valeur de copie, alors que l’original peut vous être demandé ultérieurement.
Vous avez désormais tous les éléments en main pour vous assurer d’être parfaitement en règle avec votre administration ! À vous maintenant de faire preuve d’organisation et de méthode, et tout se passera bien ! ?
Et n’oubliez pas, le portage salarial, c’est aussi la meilleure manière de vous débarrasser des contraintes administratives, qui peuvent être une source de stress pour les entrepreneurs !
